Uvedba obveznega elektronskega vlaganja zahtevkov za refundacijo nadomestil plač – 1. januar 2023

by | Nov 28, 2022 | Novice

DELODAJALCEM
RAČUNOVODSKIM SERVISOM
PROGRAMSKIM HIŠAM

Ponovno vas obveščamo, da se z dnem 1. 1. 2023 uveljavi novela Pravil obveznega zdravstvenega zavarovanja, na podlagi katere morajo biti vsi zahtevki za refundacijo nadomestil plač od 1. 1. 2023 naprej vloženi elektronsko. Papirnih zahtevkov na ZZZS po 1. 1. 2023 ne bomo več sprejemali.

V kolikor ne boste imeli pripravljeno vse potrebno za oddajo elektronskih zahtevkov za refundacijo nadomestil plač (v nadaljevanju: eZahtevkov) takoj v začetku januarja 2023, boste prve eZahtevke lahko vložili tudi pozneje, vendar pri tem upoštevajte, da je zastaralni rok za vložitev zahtevka 3 leta.

Da ne bi prihajalo na vaši strani do večjih zamud pri vlaganju eZahtevkov in posledično do zamika nakazil s strani ZZZS, vam predlagamo, da že pred iztekom leta 2022 pričnete s pripravo in oddajo eZahtevkov:

  1. iz programa za plače, ki ima implementirano povezavo do vmesnika za prenos eBOL in oddajo eZahtevkov  (Vmesnik eBOL in eNDM – modul eNDM) ali
  2. prek portala SPOT – izberete postopek Nadomestila (refundacije).
  1. Oddaja eZahtevkov iz programa za plače (vmesnik)Vmesnik eBOL in eNDM skupaj z ZZZS zagotavlja Ministrstvo za javno upravo. Informacije o pogojih uporabe so na voljo v povezavi: Vmesnik Ebol in Endm.
    Večina programskih hiš je prilagodila svoje programske rešitve za obračun plač za uporabo vmesnika, zaključila testiranja in ima verificirane rešitve s strani ZZZS.
    Če vam vaša pogodbena programska hiša implementira vmesnik za pripravo eZahtevkov (modul eNDM v okviru vmesnika eBOL in eNDM), se eZahtevek pripravi v vašem programu za obračun plač in ga prek vmesnika posredujete na ZZZS. Z uporabo vmesnika ni ročnega vnosa podatkov zahtevka, obračuna in posebnih delovnih koledarjev na portal SPOT, ampak se prenesejo neposredno iz programa za obračun plač preko vmesnika na ZZZS. Nekatere programske rešitve omogočajo, da je neposredno v programu za plače viden status posameznih oddanih zahtevkov in obračunov.

    Če oddajo zahtevka preko vmesnika eBOL in eNDM ureja računovodski servis, morate delodajalci, ki boste pripravo in oddajo eZahtevka prepustili računovodskemu servisu, ta računovodski servis pooblastiti. Obrazec pooblastila za delo preko vmesnika eBOL in eNDM je na voljo tukaj:  Pooblastilo za procesna dejanja prek vmesnika eBOL in eNDM.
    Izpolnjen in podpisan obrazec pošljete na vam najbližjo točko SPOT.  Pooblastilo lahko uredite tudi elektronsko preko portala SPOT, vendar mora imeti v tem primeru zakoniti zastopnik podjetja, ki pooblašča zunanjega računovodjo, digitalno potrdilo.

    2. Oddaja eZahtevkov prek portala SPOT

    V primeru, da se boste odločili za vlaganje eZahtevkov neposredno preko portala SPOT, potrebujete:

  • dostop do spleta – spot.gov.si,
  • veljavno kvalificirano digitalno potrdilo,
  • pooblastilo s strani odgovorne osebe podjetja za postopek elektronskega vlaganja zahtevkov za refundacijo, če zahtevka ne bo oddajal zakoniti zastopnik.

V nadaljevanju je nekaj uporabnih povezav v pomoč pri uporabi portala:
Pogoji za uporabo e-postopkov in prijava v portal SPOT: https://spot.gov.si/sl/e-postopki-in-storitve/pogoji-za-uporabo-e-postopkov-in-prijava-v-portal-spot/
Navodila za pooblaščanje: https://spot.gov.si/sl/e-postopki-in-storitve/pooblascanje-oseb-za-opravljanje-postopkov-prek-portala-spot/
Lokacije točk SPOT (VEM), kamor je možno posredovati obrazec s pisnim pooblastilom odgovorne osebe poslovnega subjekta: https://spot.gov.si/sl/portal-in-tocke-spot/tocke-spot-in-notarji/
Navodilo za uporabo spletne aplikacije za pripravo eZahtevka na portalu SPOT: https://spot.gov.si/sl/poslovanje/zaposlovanje-in-delovno-razmerje/nadomestilo-place-refundacija/

3. Dopolnitve na portalu SPOT od 18. 11. 2022 dalje

Na portalu SPOT je bila uvedena pomembna novost, ki bo v pomoč predvsem računovodskim servisom oziroma pooblaščencem za več poslovnih subjektov, ki si vnaprej pripravijo zahtevke in obračune za refundacijo in jih potem oddajajo po datumu izplačila.
Ob vnosu zahtevka za refundacijo je dodano novo polje ”predvideni datum izplačila”, saj je realni datum izplačila možno namreč vnesti šele na dan izplačila nadomestil s strani delodajalca ali po tem datumu.
Dodana je menujska izbira ”Nadomestila v pripravi” (na desni strani ekrana), ki omogoča, da se pooblaščencu za vsa podjetja, za katera je pooblaščen, prikažejo pripravljeni elektronski zahtevki za refundacijo, razvrščeni po predvidenem datumu izplačila.
Pooblaščenec prek povezave v seznamu eZahtevkov v pripravi na dan izplačila ali po tem dnevu odpre osnutek zahtevka, vpiše dejanski datum izplačila in odda zahtevek.

Kmalu sledijo na portalu SPOT nove dopolnitve, za katere ste dali pobude uporabniki portala. O teh vas bomo obvestili sredi meseca decembra.

4. Vsebinska in tehnična pomoč

Vsebinska pomoč na ZZZS:
klicni center za nadomestila
telefonska številka: 01 30 77 555
elektronski naslov: nadomestila@zzzs.si.

Tehnična pomoč na portal SPOT:   ekc@gov.si

Spremljajte nove informacije na spot.gov.si ali zzzs.si.