Od 1. januarja 2028 bo v Sloveniji obvezna izmenjava e-računov med poslovnimi subjekti. Sprememba bo vplivala na javni sektor, podjetja, samostojne podjetnike in druge fizične osebe, ki opravljajo dejavnost in izdajajo račune podjetjem ali s. p.-jem. Za številna manjša podjetja to ne bo le zakonska sprememba, temveč prilagoditev izdajanja, pošiljanja, prejemanja in obdelave računov. Zato je koristno, da pravočasno preverite, kako računi krožijo danes in kaj boste morali urediti pred začetkom obvezne uporabe.
Kaj e-račun sploh je in kaj ni?
E-račun je račun v elektronski obliki, ki ga program lahko samodejno prebere. To pomeni, da prepozna ključne podatke, kot so kupec, prodajalec, znesek, datum, sklic in DDV.
PDF-račun, poslan po e-pošti, ni e-račun. Pri PDF-ju mora prejemnik podatke pogosto še vedno ročno preveriti in prepisati v sistem. Pri e-računu jih program prebere sam, zato jih lahko prejemnik hitreje pregleda, potrdi in pripravi za plačilo.
Za podjetnika to pomeni spremembo pri izdajanju in prejemanju računov. Računa stranki ne bo več izdal na papirju ali kot PDF-priponko, ampak kot e-račun prek programa. Enako bo veljalo pri prejetih računih: dobavitelji bodo račune pošiljali kot e-račune, podjetnik pa jih bo lahko obdelal v programu.
Preverite, za katere stranke bo e-račun obvezen
E-računi v Sloveniji niso novost. Že od leta 2015 jih morajo podjetniki izdajati kupcem iz javnega sektorja, na primer ob opravljanju storitev za šole, vrtce, zdravstvene domove in druge javne zavode. Z novo zakonodajo se obveznost širi tudi na poslovanje med podjetji v Sloveniji.
Od 1. januarja 2028 bo e-račun obvezen, ko podjetje ali s. p. izda račun drugemu podjetju ali s. p.-ju za storitve oziroma dobave v Sloveniji.
Pri računih fizičnim osebam se pravila ne spreminjajo. Ti računi bodo lahko še naprej izdani v papirni obliki, razen če se s kupcem dogovorite drugače. Pri poslovanju s tujino bodo še naprej veljala pravila za čezmejno poslovanje.
Za lažjo oceno obsega spremembe je smiselno, da najprej pregledate:
- koliko računov danes izdate fizičnim osebam, koliko podjetjem ali s. p.-jem v Sloveniji,
- koliko strank že spada v javni sektor, kjer je izdajanje e-računov utečena praksa.
Tako bo hitro jasno, kolikšen del poslovanja bo sprememba zajela.
Uredite način pošiljanja in prejemanja e-računov
Sama obveznost izdajanja računov se ne spreminja. Spremenil se bo način, kako se bodo računi izdajali in posredovali drugim podjetjem.
Če že uporabljate program za izdajo računov, preverite, ali omogoča e-račune oziroma ali jih bo omogočal pravočasno.
Če račune še vedno pišete ročno brez ustreznega programa, boste morali izbrati rešitev, ki omogoča tudi izdajanje e-računov.
Pri izbiri programa ni pomembno samo, da ta zna izdati e-račun. Pomembno je tudi, da je program:
- enostaven za uporabo,
- prilagojen načinu dela, na primer z mobilno aplikacijo za teren,
- povezan z računovodjo.
E-računi ne spreminjajo le izdajanja računov, ampak tudi delo s prejetimi računi. Podjetniki jih boste pregledali, potrdili, plačali in posredovali računovodstvu oziroma obdelali v programu.
Računovodja naj bo vključen pravočasno
Pri prehodu na e-račune ima pomembno vlogo računovodstvo. Če podjetnik in računovodja uporabljata povezano rešitev, je delo enostavnejše. Do računov dostopata v sistemu, kar pomeni manj ročnega pošiljanja dokumentov, iskanja po e-pošti in usklajevanja.
Priporočamo, da z računovodjo pravočasno preverite:
- katero programsko rešitev bosta uporabljala,
- kako bodo dokumenti prihajali v sistem,
- kdo bo skrbel za posamezne korake in
- kako bo potekalo arhiviranje.
Namen pogovora z računovodjo ni takojšnja menjava načina dela, temveč jasen načrt. Tako prehod ne ostane odprt do zadnjih mesecev pred rokom, ko bodo ponudniki programov, računovodski servisi in tehnična podpora bolj obremenjeni.
Pravočasna priprava zmanjša tveganje zapletov
Čeprav se januar 2028 zdi oddaljen, izkušnje z drugimi digitalnimi spremembami kažejo, da se največ zapletov pojavi pri prepoznem uvajanju. Podjetniki, ki boste e-račune uredili prej, boste imeli več časa za testiranje, usklajevanje s poslovnimi partnerji in prilagoditev dela.
Ob tem boste prednosti e-računov lahko uporabljali že pred rokom: manj ročnega prepisovanja, manj napak, boljši pregled nad dokumenti in hitrejša obdelava računov.
E-računi kot del bolj urejenega poslovanja
E-računi se lahko na prvi pogled zdijo velika sprememba, vendar v praksi ni nujno, da pomenijo zapleten projekt. Ključno je, da pravočasno izberete rešitev, ki omogoča enostavno izdajanje in prejemanje e-računov ter urejeno pot do računovodstva.
Za tehnične standarde, pravilno obliko računa in varno pošiljanje poskrbi ponudnik programa. Pravočasna priprava zato zmanjša tveganje zapletov tik pred zdajci in je korak k preglednejšemu poslovanju.